工程文件的立卷

工程文件立卷是工程档案管理的核心环节，直接影响档案的系统性、完整性和利用效率。以下是工程文件立卷的核心要求和操作规范，结合工程建设特点和档案管理标准制定：

一、立卷基本原则

1. 系统性原则
   • 按工程建设程序（前期准备→施工→监理→验收→竣工）立卷，体现项目全生命周期。
   • 以单项工程 / 单位工程为基本立卷单元，按专业（土建、安装、电气、市政等）细分。
2. 完整性原则
   • 涵盖项目审批、勘察设计、施工记录、监理日志、检测报告、竣工图、验收文件等全要素。
   • 纸质文件与电子文件一一对应，同步立卷。
3. 规范性原则
   • 执行《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）及行业标准（如《公路工程竣（交）工验收办法》）。

二、立卷分类与编号

1. 分类体系

• 按项目结构：项目→单项工程→单位工程→分部工程→分项工程。
• 按文件类型：
  ▶ 基建文件（审批、招投标、合同）
  ▶ 监理文件（监理规划、旁站记录、验收报告）
  ▶ 施工文件（施工方案、隐蔽工程记录、检验批）
  ▶ 竣工图（含设计变更、现场签证）
  ▶ 验收文件（专项验收、竣工验收备案）。

2. 编号规则

• 示例：项目代号-专业代码-文件类别-案卷顺序号（如：BJ2023-GC-01-001，GC 代表工程施工）。
• 竣工图编号需标注修改版次（如：SG-01 – 改 1）。

三、立卷内容与要求

1. 纸质文件立卷

• 文件组成：
  ▶ 卷内文件：按 “批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；文字在前、图纸在后” 排列。
  ▶ 竣工图：折叠成 A4 幅面，图标栏外露，加盖 “竣工图” 章（含编制单位、责任人、日期、监理审核）。
• 装订要求：
  ▶ 去除金属装订物，采用线装或胶装（厚度≤50mm）。
  ▶ 图纸可不装订，但需装入专用档案盒，标注清晰。

2. 电子文件立卷

• 格式要求：
  ▶ 文本：PDF/OFD（含可编辑元数据）；图纸：DWG（附 PDF 预览）；多媒体：MP4/AVI。
  ▶ 禁止使用非通用格式（如加密文件、老旧软件格式）。
• 元数据标准：
  ▶ 必备字段：项目名称、文件题名、形成单位、日期、密级、关联图纸编号、电子签名（如有）。

3. 特殊文件处理

• 设计变更：按时间顺序立卷，附变更审批单及对应图纸修改说明。
• 监理日志：按施工日期连续立卷，标注旁站部位、验收结论。
• 检测报告：按检测项目分类（如钢筋检测、混凝土试块），附委托单与原始记录。

四、卷内文件编制规范

1. 卷内目录（放置卷首）：序号文件题名编号责任者日期页号备注1地基验槽记录GC-01-001施工单位2025.03.011-3附监理签字
2. 备考表（放置卷尾）：
   • 标注卷内文件总页数、立卷人、立卷日期、检查人及备注（如 “缺页说明”）。
3. 案卷封面：
   ▶ 项目名称：×× 市 XX 路改扩建工程
   ▶ 案卷题名：地基与基础工程施工文件（分部工程）
   ▶ 编制单位：×× 建筑工程有限公司
   ▶ 日期：2024.01-2024.06
   ▶ 保管期限：永久 / 长期（按合同约定或规范确定）

五、验收与移交

1. 立卷验收：
   • 施工单位自检→监理单位审核→建设单位验收（三方签字盖章）。
   • 重点检查：文件签章完整性（如隐蔽工程需施工、监理双签）、竣工图修改合规性。
2. 移交要求：
   • 纸质档案：编制移交清单（一式三份），附电子档案目录（XML 或 Excel）。
   • 电子档案：存储于耐久性介质（如蓝光光盘），异地备份，附检测报告（证明无病毒、可读取）。

六、常见问题与应对

问题	解决方案
竣工图与现场不符	要求设计单位 / 施工单位按实际修改，监理审核并加盖 “竣工图” 章。
文件签字缺失	追溯补签，涉及结构安全的文件需原始签字（禁止代签、复印章）。
电子文件格式不统一	制定《工程电子文件格式标准》，开工前对参建单位培训。

七、参考标准

• 《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）
• 《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2017）
• 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2018）

总结：工程文件立卷 “三要素”

1. 逻辑清晰：按工程流程→专业→文件类型三级分类，编号唯一可追溯。
2. 证据完整：施工过程文件（如隐蔽验收）与结果文件（如检测报告）一一对应。
3. 便于利用：卷内目录细化至分项工程，支持 “项目名称 + 分部工程 + 文件类型” 多维检索。

（注：水利、交通、电力等专业工程需结合行业规范调整，例如水利工程需增加《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200 号）要求。）

通过标准化立卷，工程档案可实现 “一案一卷、一卷一号、一号一查”，为工程运维、改建、审计提供可靠依据。建议在项目开工前制定《工程档案立卷实施方案》，明确各方责任，确保立卷工作与工程建设同步推进。分享