合同管理

合同管理核心要点

以下内容基于中国法律法规和普遍实践经验整理，不涉及特定地区政策：

一、合同管理核心流程

1. 合同准备阶段
   • 需求确认：明确合同目的、交易内容及双方权利义务。
   • 对方资质审查：通过国家企业信用信息公示系统核查合作方资质，防范信用风险。
   • 条款设计：
     • 参考《民法典》合同编（第五百零九条至第五百六十三条），明确标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等关键条款。
     • 复杂合同（如建设工程、技术转让）建议由律师参与起草。
2. 合同签订阶段
   • 审核机制：建立法务 / 律师审核制度，重点审查合规性、风险点及可执行性。
   • 签署方式：
     • 线下签署：核对签约人授权文件（如法定代表人身份证明、授权委托书）。
     • 电子签约：使用符合《电子签名法》的平台（如 e 签宝、契约锁），确保法律效力。
3. 合同履行阶段
   • 履约跟踪：
     • 定期检查履行进度（如付款、交货），记录关键节点。
     • 长期合同设置履约提醒机制。
   • 变更与纠纷处理：
     • 变更需签订书面补充协议并双方确认。
     • 争议优先协商，协商不成可依据合同约定申请仲裁或提起诉讼。
4. 合同归档阶段
   • 分类保存：按业务类型、签订时间等分类存档，保存期建议至少 5 年（参考《企业档案管理规定》）。
   • 数字化管理：使用合同管理软件（如泛微、钉钉合同）实现电子存储、快速检索和权限控制。

二、风险防控要点

1. 法律合规风险
   • 避免条款与《民法典》《反垄断法》等法律冲突（如无效格式条款）。
   • 涉外合同明确适用法律及争议解决地（如选择中国法院管辖）。
2. 履约风险
   • 设置担保条款（如定金、保证金）降低违约风险。
   • 高风险合同可要求对方提供履约保函。
3. 操作风险
   • 建立合同编号规则，避免重复或遗漏。
   • 限制合同修改权限，防止未经授权的改动。

三、工具与资源推荐

1. 合同模板库
   • 参考司法部或行业协会发布的示范文本（如建设工程施工合同示范文本 GF-2017-0201）。
   • 使用法律科技平台（如北大法宝、无讼）获取合规模板。
2. 数字化工具
   • 合同管理系统：用友合同管理模块、法蝉等。
   • 电子签约平台：e 签宝、契约锁等。
3. 法律检索工具
   • 中国裁判文书网：查询类似案例，预判风险。
   • 法律数据库（如威科先行、Westlaw）：获取最新法规解读。

四、总结建议

1. 制度先行：制定《合同管理制度》，明确审批流程、岗位职责及归档要求。
2. 培训赋能：定期对员工进行合同法律知识培训，提升风险意识。
3. 动态优化：结合业务发展和法律变化，持续改进合同管理流程。